Gabriel Ruiz Gonzálvez: “Digitalizar no se toma como una inversión, sino como un gasto”

El presidente de la Asociación Clúster de Emprendimiento Melilla y CEO de Opossum Studios, Gabriel Ruiz Gonzálvez, explica a El Faro qué es digitalizar una empresa ahora que se habla tanto de este asunto y que se ha tenido que potenciar también por la pandemia.

–¿Qué es digitalizar una empresa? ¿Nos vale con tener redes sociales del negocio?

–No, es mucho más. Digitalizar una empresa es que toda tu facturación, aunque a los más jóvenes les parezca raro, esté en el ordenador. Y es que hay gente que aún hace facturas en papel, la contabilidad la siguen llevando en libros, no tienen registro de clientes ni bases de datos de lo mismo. Se trata de aplicar la famosa palabra ‘big data’ a tu negocio. Es decir, que todas las facturas estén escaneadas y no haya una carpeta con esas impresas. Que cuando te den un albarán no lo imprimas ni lo guardes en una carpeta física, sino que esté en un ordenador. Y si se guarda en un servidor que haga copias de seguridad, es la fantasía.

Todo esto debe ser la norma. Son tecnologías que llevan con nosotros 30 años. Pero al final la sociedad se queda con que digitalizar es tener un perfil de Facebook.

–¿Hay una parte administrativa que pueda aplicar cualquier empresa?

–Claro. O al menos esta idea se lleva tratando en Europa desde hace 20 años con los fondos de digitalización. Pero es curioso que aún está en ese objetivo a futuro digitalizar las empresas. Y el hecho es que hace 30 años comenzaron a implantarse los ordenadores y eso ya es comenzar a digitalizar.

–Entonces, ¿cuál cree que es el fallo que tienen las empresas para no estar digitalizadas?

–El principal problema que tienen es la formación y el uso de las tecnologías. Y no digo nuevas porque tengo 37 años y desde que tengo 5 uso ordenadores. Está a manos de todo el mundo esta tecnología. Y el problema está en que no están formados y que no invierten en ella porque no lo toman como una inversión como tal, sino como un gasto.

–¿Qué medidas se pueden adoptar para poner una solución a este problema? ¿Debe echar una mano la Administración o debe ser el empresario quien adopte medidas?

–Debería salir del propio autónomo. De hecho, la Administración está forzando a la digitalización porque ya para todo nos piden los certificados electrónicos, los poderes de representación del mismo o las facturas electrónicas.

Tiene que haber una concienciación del empresario desde el autónomo con la empresa más pequeña al negocio más grande de que debe tener sus fichas de clientes, facturas... etc, todo en bases de datos y en ordenadores. Eso es la digitalización.

Pero debe partir del propio empresario. La Administración puede forzar a eso, pero si hay un empresario que no trabaje nada con la Administración, le daría igual. Aunque es cierto que ya cada vez es más complicado para hacer trámites porque se pide el certificado digital.

–¿Se puede buscar ayuda para los empresarios que precisan de esa formación?

–Esa ayuda externa la da la Administración cada dos por tres y el tema es que debe ser el empresario el que desee cambiar. Da igual si la Ciudad o Promesa sacan cursos de digitalización, si el empresario no lo ve como algo importante, es complicado.

Y el tema para muchos es que toman como un gasto la digitalización de la gestión de la empresa. Y no lo ven como una inversión cuando sí lo es. Nos encontramos que hay empresarios anclados en la Melilla de los años 70 y ven al ordenador como el enemigo, en lugar de una herramienta para facilitarles las cosas.

–¿Sale rentable tener la empresa digitalizada?

–Sí. Dependiendo de lo grande que sea la empresa se pueden tener hasta herramientas gratuitas de programas de gestión y no llevaría una inversión grande. Solo habría que contar con ordenadores, que la mayoría ya tiene. En el caso de empresas grandes sí que habría que invertir más, pero no es el núcleo de las empresas de Melilla. Pero hay empresas que luego no tienen reparos en invertir 7.000 euros para una fotocopiadora que permite escanear las facturas cuando con esa inversión puedes tener el cambio informático de la empresa y ya no necesitas escanear las facturas.

–¿Por dónde podría empezar una empresa de un autónomo a digitalizarse?

–Lo primero es tener un programa de contabilidad que los hay gratis o simplemente tener las cuentas en un documento de excel. Y con una carpeta que diga ingresos y facturas es suficiente. Esto es gratis. Luego si ya desea tener más recursos se puede contratar un programa de contabilidad.

Los bancos trabajan con excel así que ningún autónomo va a tener más movimiento que una entidad bancaria así que puede hacerlo con este programa y creo que son unos 90 euros al año.

El tema es contar con las ganas de digitalizar todo. Me presenté a un contrato hace unos días y me pidieron un documento que tenía guardado en una carpeta de dropbox y no tuve que ir a casa porque tuviera ese documento en una carpeta de anillas impreso.

–Y el siguiente paso sería tomar medidas de seguridad.

–Muchos de mis trabajos comienzan cuando ha pasado lo peor. Lo primero es no usar el ordenador para descargas y luego hacer copias de seguridad en un disco duro. Ahí comienzan las medidas de seguridad.